Privacyverklaring

Als gouverneur vind ik de bescherming van jouw persoonlijke gegevens belangrijk

Met deze verklaring willen we je informeren hoe we met je gegevens omgaan. Het Kabinet van de gouverneur van West-Vlaanderen zal jouw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken, meedelen of doorsturen binnen een specifieke juridische en organisatorische context. Elke verwerking wordt opgelijst in een intern verwerkingsregister.

Jouw persoonsgegevens worden verwerkt overeenkomstig de Europese verordening van 27 april 2016 ("AVG") en de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens ("wet van 30 juli 2018").

Je kan ons te allen tijde vragen om informatie over de verwerkingen die het Kabinet uitvoert en de bewerkingen die wij met jouw persoonsgegevens uitvoeren.

1. Definities

"Persoonsgegevens": alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon ("de betrokkene"); als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.

"Verwerking": een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.

"Verwerkingsverantwoordelijke": een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

"Verwerker": een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt.

"Ontvanger": een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan, al dan niet een derde, aan wie/waaraan de persoonsgegevens worden verstrekt.

"Derde": een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan, niet zijnde de betrokkene, noch de verwerkingsverantwoordelijke, noch de verwerker, noch de personen die onder rechtstreeks gezag van de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker gemachtigd zijn om de persoonsgegevens te verwerken.

“Toestemming” van de betrokkene: elke vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige wilsuiting waarmee de betrokkene door middel van een verklaring of een ondubbelzinnige actieve handeling betreffende verwerking van persoonsgegevens aanvaardt.

“Inbreuk in verband met persoonsgegevens”: een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens.

"Toezichthoudende autoriteit": een door een lidstaat ingevolge artikel 51 van de AVG ingestelde onafhankelijke overheidsinstantie.

2. De verwerkingsverantwoordelijke

De verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens door het kabinet van de gouverneur is de gouverneur van West-Vlaanderen. De gouverneur is voorzitter van de deputatie van de provincie West-Vlaanderen en vertegenwoordigt de federale en de Vlaamse regering. Voor een goede dienstverlening doet de gouverneur dus een beroep op verschillende overheidsadministraties.

[1]De meeste informatie is via de website beschikbaar zonder dat je persoonsgegevens moet verstrekken. Voor bepaalde dienstverlening kan jouw persoonlijke informatie worden gevraagd.

3. Wettelijke grondslag

Het kabinet van de gouverneur verwerkt jouw persoonsgegevens bij de uitoefening van zijn taken overeenkomstig artikel 6 a), b), c) en e), van de AVG, en dit:

Om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
Voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan ons is opgedragen.
In het kader van een contractuele relatie.
Op basis van jouw toestemming betreffende de verwerkingen die je worden voorgesteld bovenop onze wettelijke opdrachten. (zoals het versturen van nieuwsbrieven, jouw inschrijving voor een event,....)

4. Doeleinden

Deze in punt 5 van deze verklaring bedoelde gegevens zullen worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

Organiseren van vergaderingen, ontvangsten, bezoeken, officiële en protocollaire plechtigheden.
Organiseren van persconferenties en verzenden van persberichten.
Beheren van de briefwisseling, e-mails en telefonische contacten met de overheden, organisaties, andere actoren en burgers die zich tot het gouverneur richten.
Verzekeren van opvolging van de diensten waarvoor je een formulier hebt ingevuld (nieuwsbrief, ...).
Foto en beeldmateriaal voor promotionele doeleinden om onze werking meer bekend te maken.
Behandelen van aanvragen dossiers koninklijke maatschappijen.
Behandelen van aanvragen rondleidingen in de ambtswoning.
Behandelen van vragen openbaarheid van bestuur.
Behandelen dossiers administratief toezicht op lokale besturen en klachten.
Behandelen dossiers eedaflegging burgemeesters.
Voorbereiden en uitvoeren van Vlaamse coördinatieopdrachten zoals onder andere het integraal waterbeleid, Raamakkoord De Blankaart, Raamakkoord Oudlandpolder, Rivierherstel Leie, Zwerfvuil, Kustvisie, ziekenhuisnetwerken.
Voorbereiding en uitvoering coördinatieopdracht Noord-Frankrijk.
Behandeling dossiers milieuhandhaving, toezicht op polders en wateringen, jacht en visserij waaronder aanvraag visverloven, meldingen illegaal vissen.
Meldingen vondsten in zee te melden en verschaffen van nodige informatie rond de regelgeving betreffende vondsten in zee.
Opeisen van werknemers bij stakingen en/of collectief ontslag.
Ondersteunen, coördineren en sturen van initiatieven inzake verkeersveiligheid, veiligheid en preventie, zelfredzaamheid van de burger, transmigratie, internationale relaties en bestuurlijke handhaving.
Behandeling dossiers noodplanning.
Behandelen dossiers hulpverleningszones.
Behandelen dossiers gemotoriseerde wedstrijden. Dit omvat o.m.
- Machtigingen bijzondere aansprakelijkheidsverzekering inzake motorrijtuigen bij de organisatie van sportwedstrijden of sportcompetities voor auto’s die geheel of gedeeltelijk op de openbare weg plaatshebben.
- Verlenen van toestemming indien de wedstrijd plaatsvindt op het grondgebied van meerdere provincies.
- Bij rally’s en/of rallysprints op het grondgebied van meerdere gemeenten in West-Vlaanderen: waken over de samenhang en de verenigbaarheid van de getroffen maatregelen en controleren veiligheidsniveau.
Behandelen wapendossiers:
- Nationale web-based toepassing voor dossierbeheer inzake toetsen, afleveren en opvolgen van allerhande wapenvergunningen, erkenningen tot wapenverzamelaar, erkenningen tot wapenhandel, erkenningen tot schietstand, Europese Vuurwapenpassen.
- Nationale registratie en raadpleging van het vuurwapenbezit.
- Opvolgen of een wapenbezitter een wapen rechtmatig voorhanden houdt.
- Opvolgen of de meerderjarige particulieren hoogstens één keer per jaar een vergunningsplichtig wapen voorhanden hebben op een erkende schietstand cf. artikelen 12 ,1°, 5° Nieuwe Wapenwet.
- Opvolgen of een wapenbezitter in het bezit is van een geldig Vlaams Jachtverlof.
- Wapenretributies: overzicht van ten onrechte geïnde betalingen met het oog op terugbetaling aan betrokkene.
o Behandelen dossiers politiezones.
Controleren kiezerslijsten en indelen in stembureaus per gemeente. Opmaken en meedelen van jaarlijks overzicht ten behoeve van de minister van Binnenlandse Zaken.
Behandelen dossiers aanstelling van bijzondere veldwachters.
Toestaan afwijking op het architectenmonopolie inzake het tekenen van de plannen voor een woonhuis en het toezicht houden op de werken.
Beheren van grenspalen met Nederland en Frankrijk.
Verlenen van advies over de vestiging van apotheken en dit ten behoeve van de FOD Volksgezondheid.
Aanmaken en afleveren van paspoorten.
Doorgeven van aanvragen tot dergelijk ereteken op voordracht van de burgemeester aan de bevoegde dienst Protocol.
Afleveren eensluidend verklaarde vertalingen van bepaalde officiële akten.
Andere of bijkomende opdrachten die door de federale of Vlaamse Overheid aan de gouverneur werden toevertrouwd binnen het kader van zijn bevoegdheden.

5. Verwerkte persoonsgegevens

Het kabinet van de gouverneur verbindt zich ertoe enkel persoonsgegevens te verwerken die toereikend, ter zake dienend en niet buitensporig in verhouding tot het beoogde doeleinde zijn en ze niet verder te gebruiken op een wijze die onverenigbaar is met dit doeleinde.

Het betreft onder meer de volgende gegevenscategorieën:

identificatiegegevens zoals titel, naam, voornaam, adres, telefoon- en gsmnummer, e-mail
elektronische identificatiegegevens zoals IP-adressen, cookies, rijksregisternummer en identiteitskaartnummer
financiële en transactiegegevens zoals bankrekeningnummers, betalingen, leveranciersgegevens,
persoonlijke kenmerken zoals leeftijd, geslacht, geboortedatum en -plaats, burgerlijke staat en nationaliteit,
geluidsopnames, foto- en beeldmateriaal.

Deze gegevens komen bij mij en mijn dienst terecht:

omdat je ze zelf aan ons hebt bezorgd
omdat we ze verzamelen als je onze site gebruikt
omdat we ze hebben ontvangen via andere bronnen (andere overheden of partners).

Wij verwerken ook persoonsgegevens voor statistisch onderzoek, maar deze gegevens zijn geanonimiseerd. Aan de hand van deze gegevens kunnen we jou dus niet meer identificeren.

6. Ontvangers

De persoonsgegevens die verwerkt worden door het kabinet van de gouverneur, worden vertrouwelijk behandeld. Ze kunnen, gelet op de doeleinden van specifieke verwerkingen zoals hierboven vermeld, aan de volgende categorieën van ontvangers worden meegedeeld:

De betrokken persoon en zijn wettelijke vertegenwoordigers
Medewerkers van het kabinet van de gouverneur (cel Algemeen Secretariaat gouverneur, cel Integrale Veiligheid en Vlaamse dienst gouverneur)
Federaal en Vlaams Parlement
Belgische diplomatieke en consulaire posten
Federale, gemeenschaps- en gewestelijke, provinciale en gemeentelijke overheidsdiensten
Hoven en rechtbanken, politiediensten, inlichtingendiensten
Internationale organisaties: Europese unie, NAVO, enzovoort
Koninklijk paleis
In het kader van uitwisselingen van persoonsgegevens tussen overheden en openbare en private instellingen in het kader van hun opdrachten van algemeen belang overeenkomstig de wetgeving.

Geen enkele gegevensoverdracht buiten de Europese Economische Ruimte ("EER") zal worden uitgevoerd behoudens wettelijke verplichtingen en mits de naleving van de garanties vereist krachtens de AVG.

Hosting en dienstenleveranciers:

Om jouw gegevens te verwerken gebruik ik een aantal toepassingen of programma's. Een aantal van deze toepassingen staan bij een externe dienstenleverancier die hierin gespecialiseerd is. Zij treden dus op als verwerker in opdracht van mij, in mijn hoedanigheid als de gouverneur. Met deze leverancier heb ik de noodzakelijke verwerkersovereenkomst afgesloten. Dat wil zeggen dat zij eveneens zorgvuldig en correct omgaan met jouw persoonsgegevens en dat mijn diensten dit controleren.

7. Bewaartermijn

De gegevens worden bewaard zolang als nodig is om mijn dienstverlening te kunnen aanbieden, omdat ik er een belang bij heb of om mijn wettelijke verplichtingen na te komen.

Het kabinet van de gouverneur is onderworpen aan de wet betreffende de archieven van 24 juni 1955 (gewijzigd bij wet van 19 mei 2009) waardoor de documenten in diens bezit niet vrij vernietigd kunnen worden.

Het archief van de gouverneur wordt beheerd door de Provincie West-Vlaanderen. Alle info hierover vind je via deze link https://www.west-vlaanderen.be/archief

Wat de federale taken betreft verwijs ik je door naar het Rijksarchief.

In dat opzicht worden de administratieve documenten voor welbepaalde duur, in samenwerking met het Rijksarchief, bewaard in archiefselectielijsten die je hier kan raadplegen. rijksarchief archiefselectielijst

Voor de documenten die niet zijn opgenomen in deze selectielijsten, bepaalt het kabinet van de gouverneur de bewaringsduur met inachtneming van de toepasbare wettelijke en reglementaire bepalingen, of rekening houdend met bepaalde operationele en praktische verplichtingen.

Anderzijds wordt relevante elektronische communicatie (zoals de e-mails, SMS, chatberichten of andere gelijkaardige technologieën) die je hebt met het kabinet van de gouverneur bewaard in de desbetreffende dossiers. De houdbaarheidstermijn volgt dus de regels die in deze paragraaf worden beschreven.

8. Cookies

Lees ons cookiebeleid

9. Veiligheid

Het kabinet treft passende technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beveiligen en te beschermen tegen ongeoorloofde vernietiging, tegen de wijziging van of de toegang tot deze gegevens (mogelijk met kwade bedoelingen), of iedere andere niet toegelaten verwerking ervan.

10. Rechten

In overeenstemming met de toepasbare regelgeving en behoudens wettelijke afwijkingen, beschik je over verschillende rechten, met name:

Recht van inzage: je kan informatie krijgen over de verwerking van jouw persoonsgegevens en een kopie verkrijgen van deze persoonsgegevens. Deze informatie wordt gepreciseerd in artikel 13 en 14 van de AVG en betreft met name de doeleinden en de juridische basis van de gegevensverwerking, de gegevenscategorieën, de ontvangers en, indien mogelijk, de bewaartermijn, het bestaan van rechten in het voordeel van de betrokken persoon en de mogelijkheid voor de betrokken persoon om een bezwaar in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit.
Recht op rectificatie: als je meent dat jouw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn, kan je vragen dat deze worden aangepast.
Recht op wissing: je kan het wissen van jouw persoonsgegevens eisen, behalve als de verwerking ervan opgelegd is bij wet of in het kader van een opdracht van openbaar belang of nog om de uitvoering van de vrijheid van meningsuiting en informatie mogelijk te maken, als de verwerking noodzakelijk is met het oog op wetenschappelijke, statistische of historische archivering en rekening houdend met de regels betreffende de volgens objectieve criteria vastgelegde bewaringsduur.
Recht op beperking van de verwerking: je kan de beperking van de verwerking van jouw persoonsgegevens vragen indien je jouw recht op bezwaar uitoefent, indien je de juistheid van de gegevens betwist, indien de verwerking ervan onrechtmatig is of indien je de gegevens nodig hebt voor de vaststelling, de uitoefening of de onderbouwing van jouw rechtsvorderingen. Dit betekent dat de verwerking van jouw gegevens enigszins "opgeschort" zal zijn, behoudens uitzonderingen.
Recht op bezwaar: in bepaalde gevallen kan je bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens om redenen die verband houden met jouw specifieke situatie.
Recht op het intrekken van jouw toestemming: indien de verwerking van jouw persoonsgegevens enkel op jouw toestemming berust, heeft je het recht om deze toestemming op elk moment in te trekken.

Om gebruik te maken van je rechten, kan je contact nemen met:

het Kabinet van de gouverneur. Dit kan via brief aan het Kabinet Gouverneur West-Vlaanderen, Burg 3, 8000 Brugge of per mail naar ASGouverneur@west-vlaanderen.be.

11. Datalek

Men spreekt van een inbreuk in verband met persoonsgegevens, doorgaans ook "datalek" genoemd, in situaties waarin persoonsgegevens per ongeluk of op onrechtmatige wijze verloren geraken, vernietigd of gewijzigd worden, of bekend of toegankelijk gemaakt worden voor personen die hiertoe geen machtiging hadden.

Indien je dergelijke inbreuken vaststelt betreffende de persoonsgegevens die door onze organisatie beheerd worden, kan je dit aangeven door:

Telefonisch contact:

Onmiddellijk te bellen naar 050405811.

Schriftelijk contact

Via brief aan het Kabinet Gouverneur West-Vlaanderen, Burg 3, 8000 Brugge of per mail naar ASGouverneur@west-vlaanderen.be .

12. Antwoordtermijn

Het kabinet van de gouverneur beschikt over een termijn van een (1) maand vanaf de ontvangst van het verzoek om dit verzoek te beantwoorden. Afhankelijk van de complexiteit van de verzoeken en van het aantal verzoeken kan die termijn indien nodig met twee (2) maanden worden verlengd. Je wordt dan binnen een (1) maand na ontvangst van het verzoek in kennis gesteld van de verlenging en de reden voor deze verlenging.

Indien geen gevolg wordt gegeven aan jouw verzoek, ontvangt je hiervan bericht voorzien van een motivatie, uiterlijk één maand na ontvangst van jouw verzoek.

13. De functionaris voor de gegevensbescherming ("DPO")

Indien je verdere vragen hebt over de verwerking van je persoonsgegevens kan je contact nemen met de DPO Binnenlandse Zaken via een uniek contactformulier of via brief aan DPO IBZ, FOD Binnenlandse zaken, Leuvenseweg 1, 1000 Brussel

14. Beroep

Indien je, na ons gecontacteerd te hebben om jouw rechten uit te oefenen, van mening bent dat deze rechten nog steeds niet worden gerespecteerd, kan je een klacht neerleggen bij de toezichthoudende autoriteit, zijnde de Gegevensbeschermingsautoriteit, drukpersstraat 35, 1000 Brussel (contact@apd-gba.be) om:

Je hebt ook de mogelijkheid om een gerechtelijk beroep in te dienen bij de voorzitter van de rechtbank van eerste aanleg, zoals bepaald in artikel 209 van de wet van 30 juli 2018. Meer informatie hierover kan je terugvinden op de website van de toezichthoudende autoriteit: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Aanpassingen van deze verklaring kunnen niet worden uitgesloten, waardoor we je vragen regelmatig de gegevensbeschermingsverklaring opnieuw te bekijken om op de hoogte te blijven van deze aanpassingen. Na elke aanpassing wordt ook de datum waarop dit document voor het laatst is bijgewerkt, gewijzigd. Het spreekt voor zich dat alle nieuwe versies van de privacyverklaring steeds in overeenstemming zullen zijn met de geldende wettelijke bepalingen inzake de bescherming van persoonsgegevens.

Deze gegevensbeschermingsverklaring werd opgesteld in juni 2025

[1] Privacyverklaring FOD Binnenlandse Zaken; Privacyverklaring Vlaamse Overheid; Privacyverklaring Provincie West-Vlaanderen